¿Tu despacho tiene el nivel de madurez digital necesaria?

Transformación digital en una asesoría legal - Parte I

Para llevar a cabo una transformación digital en el sector legal, lo primero que debemos tener claro es si es necesario realizarla y en qué áreas debemos implementarla. No es lo mismo implementar una herramienta tecnológica que diseñar un proceso de contratación de proveedores externos. Para ello, lo primordial es detectar nuestras necesidades y posibilidades de mejora, de forma que no se realice un gasto inadecuado o desproporcionado.

¿Cómo saber si necesito hacer una transformación digital? ¿Tengo el nivel de madurez digital adecuado?

Para determinar si es necesario realizar una transformación digital en una asesoría legal, primero deberíamos ser objetivos y observar algunos de los siguientes parámetros (adjunto ejemplos de indicadores sobre los mismos):

1. Evaluación del rendimiento.

• Eficiencia operativa: Evalúa si los procesos internos son eficientes o si existen cuellos de botella, retrasos en la gestión de casos, facturación y revisión de contratos. Si la asesoría enfrenta constantemente desafíos relacionados con la lentitud, duplicación de tareas o manejo manual de información, esto es un indicio de que podría beneficiarse de la digitalización.

  • KPI: Tiempo medio de resolución de expedientes.

    
    

• Carga de trabajo: Si el equipo legal tiene dificultades para manejar la creciente carga de trabajo, o si el volumen de asuntos legales ha aumentado sin una expansión correspondiente en las capacidades tecnológicas, la transformación digital podría ayudar a gestionar esta demanda.

  • KPI: Casos gestionados por abogado.

    
    

• Horas facturables: Si el número de horas facturables no aumenta en proporción al número de clientes o al trabajo por cliente, puede ser necesario hacer mayor uso de la tecnología para ser más eficientes.

  • KPI: Horas facturables vs. horas no facturables.

    
    

2. Dependencia de procesos manuales.

• Uso de papel y procesos manuales: Si el equipo aún depende en gran medida de procesos basados en papel, hojas de cálculo y herramientas no especializadas, la digitalización puede mejorar significativamente la eficiencia y precisión. El uso de tecnología para automatizar tareas repetitivas, como la generación de documentos, revisión de contratos y facturación, podría optimizar los procesos.

  • KPI: Proporción de tareas manuales vs. automatizadas.

    
    

• Acceso a la información: Si el acceso a información relevante para la toma de decisiones legales es lento o está fragmentado en diferentes sistemas, un enfoque digital podría centralizar y organizar mejor los datos, mejorando la toma de decisiones.

  • KPI: Porcentaje de herramientas digitales utilizadas para la gestión de asuntos.

    
    

3. Grado de satisfacción de clientes internos y externos.

• Satisfacción del cliente: Si los clientes internos (otros departamentos de la empresa) o externos (clientes de la asesoría) no están satisfechos con la velocidad, calidad o accesibilidad de los servicios legales, puede ser un indicador claro de la necesidad de mejorar los procesos a través de soluciones tecnológicas.

  • KPI: Encuestas de satisfacción.

    
    

• Competitividad en el mercado: Las empresas que ya están utilizando tecnologías avanzadas para la gestión legal, como la automatización de contratos, gestión de riesgos o herramientas de análisis predictivo, pueden estar superando a las asesorías que aún operan de manera tradicional y obteniendo una mejor satisfacción de sus clientes. Si nuestros clientes son muy digitales, necesitarán una asesoría igualmente digitalizada que integre sus procesos.

  • KPI: Crecimiento de despachos o asesorías similares en el mercado vs. implementación real de herramientas digitales.

    
    

4. Cumplimiento normativo y seguridad de la información.

• Cumplimiento y gestión del riesgo: Si la asesoría tiene dificultades para cumplir con las regulaciones legales y de privacidad (por ejemplo, el cumplimiento de normativas como el RGPD), o si no puede gestionar de manera eficiente los riesgos legales, la implementación de herramientas digitales especializadas en "compliance" y gestión de riesgos podría ser necesaria.

  • KPI: Número de incidencias de cumplimiento; número de brechas de seguridad.

    
    

5. Capacidad de innovación y competitividad.

• Innovación estancada: Si la asesoría no está innovando en sus procesos o le resulta difícil adaptarse a las nuevas demandas del entorno legal y tecnológico, esto puede ser un signo de que necesita una transformación digital. Las asesorías que innovan constantemente suelen estar mejor preparadas para enfrentar los desafíos del entorno cambiante y la inteligencia artificial (IA) es un claro ejemplo de ello.

  
  

  • KPI: Número de iniciativas de innovación implementadas y en funcionamiento en un tiempo determinado.

    
    

• Uso de datos: Evalúa si la asesoría está aprovechando el análisis de datos para la toma de decisiones estratégicas. Las asesorías que no utilizan datos para mejorar la toma de decisiones, optimizar la asignación de recursos o medir el rendimiento pueden mejorar sus previsiones con una mayor digitalización.

  • KPI: Porcentaje de procesos en los que se utilizan datos para la toma de decisiones.

    
    

6. Costes operativos.

• Presión de costes: Si los costos operativos de la asesoría están creciendo sin un aumento equivalente en la eficiencia o en los resultados, la transformación digital puede reducir gastos y mejorar la rentabilidad al automatizar procesos y optimizar la gestión de recursos.

  
  

  • KPI: Coste promedio por asunto gestionado (se debe calcular separadamente el servicio interno del de proveedores externos).